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荷蘭入境事務攻略 | 居留證 (Resident Permit)、入籍、退籍辦理教學

近幾年來荷蘭交換或留學的人越來越多,2022 年秋季校園大使 Carina 學姊已經詳盡整理出留學簽證 (MVV)、出生證明申請完整教學,完全是留荷學子的福音天使。

不過透過學生簽證順利入境荷蘭後,還要哪些待辦需要處理呢?各位免擔心,本篇文章將詳細統整「抵達荷蘭後」至「歸國前」應辦的所有流程,按照步驟詳細告訴你!另外,男性交換生必須經歷的兵役緩徵的注意事項 (參雜鄙人慘痛經驗),看完整篇文章讓各位留荷學子可以事半功倍、無後顧之憂。


文章目錄 :


荷蘭留學 入境後辦理事項流程

荷蘭留學 入境後辦理事項流程 (居留證, 入籍, 退籍)

荷蘭居留證 領取相關事宜

(筆者以 Maastricht University 馬斯垂克大學就讀經驗為例)

領取居留證 (Resident Permit) 算是抵達荷蘭之後最重要的一件事,因為出國前辦的臨時學生簽證 (MVV) 的有效期限只有三個月,意即三個月後該簽證便無法證明你在荷蘭的居留權以及在申根區的自由移動權。必須取得居留證後,未來才能於跨境移動時,完整證明自己的學生身分。

本人是 2022 年秋季交換學生,學校的 VISA 部門便寄信通知可以預約領取居留證的時間,時間都落在開學後,此時便可以預約領取時間,領取地點是馬斯垂克大學的學生服務中心。領取當天記得要帶護照供校方 VISA 部門人員需要驗證身分,然後就可以領取到居留證。依照我個人的經驗及觀察,居留證效期約為 13 個月,不管交換時長是半年還是一年。

(如果有同大學的學弟妹,馬斯垂克大學預約領取居留證時間連結:www.aanmelder.nl)

注意以上為 2022-23 年的情況,一些細節可能會逐年變動,但主要就是透過學校領取居留證。而其他學校的預約方式無法完全確定,依照各學校的通知為主。

荷蘭居留證 新式領取相關事宜

特別是要去其他國家遊玩時,居留證對國際學生真的相當重要,因為很多機場地勤或邊境查驗人員看到我國護照時,會以為我們跨境需要簽證,但有居留證基本上便能暢行無阻。所以切記,如果要申根區內的跨國旅遊,居留證、護照都要隨身攜帶,即使很多情況下可能用不到,不過以備不時之需不會有錯。最後,請小心居留證不要用丟,不然補辦很麻煩。

結合在其他國家交換的同學的經驗,好像只有荷蘭會發實體的居留證,會莫名有一種自己真的生活在歐盟的感覺。

入籍相關事宜說明 (辦理 BSN、線上預約)

辦理入籍與領取居留證這兩件事可以說是同步進行的,只是居留證領取的步驟較簡單,領到的時間也比較早,所以才先講居留證領取後講入籍。

「入籍」簡言之就是登記成為該市的市民,通過登記後可以領取 BSN。BSN 可以理解為社會安全碼,類似為一組身分編號,主要用途在於辦理荷蘭當地的銀行開戶。如同領取居留證一樣,學校也會寄信提醒要來荷蘭的交換生與留學生至市政廳的網站上填寫資料,並預約時間臨櫃辦理與領取 BSN,詳細流程如下:

  1. 線上填寫資料辦理入籍

各學校會寄送信中會各地市政廳的連結

(以馬斯垂克大學為例,信中會附上馬斯垂克市政廳的學生入籍註冊連結) : https://form-gemeenteloket.gemeentemaastricht.nl

點開連結,按照步驟填寫資料並上傳護照、出生證明等檔案即可。按照流程來填寫並不難,但有幾點需注意:

  • 填寫個人資訊(Personal Information)那頁,會需要提供電話與電子信箱,強烈建議電話要輸入荷蘭的門號、電子信箱要用荷蘭學校提供的。因為如果輸入台灣門號,市政廳的人如需聯繫可能會聯繫不到;而如果用自己的gmail,容易收不到市政廳之後寄的確認信,導致申請時間被拉得更長,甚至申請到後面杳無音訊。
    (延伸閱讀 : 如何選擇、辦理荷蘭電信門號 | 2023 留學生推薦 & 使用經驗分享)
  • 填寫完個人資訊後,會需要填寫你在荷蘭的住址 (如下圖)。換句話說,如果你尚未找到居所就無法申請辦理入籍!在填寫住址的部分,通常只要把郵政區號(四位數字+兩位英文字母)填好,系統就能自動辨別街道名和城市。但我遇過在填寫門牌號碼後,系統說該街道沒有此門牌號碼,讓我一整個超困惑。這時候不要慌張,填寫一個系統接受的門牌號碼即可,之後去市政廳臨櫃辦理時再請人員協助你修改即可。但要記得帶租房合約作證明文件。
入籍相關事宜說明 (辦理 BSN、線上預約)-線上填寫資料辦理入籍
  • 申請流程後面會需要上傳護照個人資料頁面、MVV 簽證與出生證明(或英文版戶籍謄本)等文件。最好在台灣辦理完這些文件後便順便掃描成電子檔,以便於上傳。當然如果你是用 iphone 的話也可以自己用手機掃描啦,但筆者個人經驗覺得超級難用,需要一手把護照壓開、一手拿手機掃描,失敗率超高而且掃描成果畫質差,這都可能導致需要重新上傳文件而使得申請時長拉更長。

該填的填完、該上傳的上傳完後,系統會寄一封確認信到你的信箱,接著要做的事就是等待。大概等兩周左右,市政廳就會寄信跟你說可以預約時間臨櫃辦理 (如下圖),預約時間的連結會在該信件附帶的文件中 (如下圖)。切記預約的時間是不能更改,一定要確定自己那時候可以去市政廳臨櫃辦理。約好時間後市政廳會再寄一封信跟你確認你預約的時間,同時信中會附帶一個 QR-code,預約當天進入市政廳時需要掃描進入。

  1. 臨櫃辦理:

臨櫃辦理當天,需要攜帶的東西有:護照、出生證明文件(或英文版戶籍謄本)、房屋合約(如果在線上填資料階段有遇到門牌號碼問題,需要臨櫃更改時)

臨櫃辦理入籍其實就是確認資料,如果有問題就請櫃檯人員協助修正。此外,櫃檯人員會將你的出生證明文件影印備份留存,然後它的任務就結束了 (耗資千元用在一時)。筆者小小個人經驗,因為我是一年交換生,但確認文件時,文件上填寫我的身分是半年交換生,當時就有跟櫃檯小姐反應。對方說這部分不用擔心,因為只要是交換生,他們系統都會默認是半年,但並不會對我的居留身分造成影響,所以有相同疑問的人不用擔心。

等一切都確認好後,櫃檯人員會拿兩張紙給你,一張紙是你的入籍資料,上面會有你的 BSN;另一張紙則是 BSN 的相關注意事項,然後就辦理完畢。其實 BSN 我自己覺得用處不大 (可以說毫無用處),主要就是拿來開荷蘭銀行帳戶,如果是交換生我真的覺得 Revolut 或 Bunq 就夠用,全歐洲任你刷超方便,開戶也不需要 BSN。基本上完全不用開荷蘭當地帳戶(如ING);但如果是留學生或想在荷蘭長居的人就可以考慮開荷蘭帳戶,可能會比較方便有保障。此外,如果要在荷蘭當地打疫苗,BSN 也會用到。

退籍 (除籍) 相關事宜說明

應該很多人都不太知道除籍這件事,就是在要離開荷蘭之際,再度前往市政廳辦理清除你在荷蘭戶籍的手續。或是從某荷蘭城市移居到另一城市,也需要辦理除籍這件事,其實就是註銷你原先在該市的住民身分。大家可能會疑惑,除籍這件事到底有沒有必要性,老實說我也不清楚,畢竟相關資料真的太少了。

但就像我們來留學需要辦入籍一樣,除籍應也是同等重要的,特別是對於荷蘭戶籍系統而言,或者某種意義上也算是讓自己的留學生涯有始有終,但有個很實際的點大家可以考量一下,如果你想要買東西帶回台灣,又希望在離境荷蘭前可以退稅,除籍這件事就更顯得相當重要!

上面有提到居留證效期大概會是 13 個月,但大多數交換生不太會待超過這個時長,通常在居留證過期前就會離開荷蘭。如果沒有除籍,則離境前三個月內買的可退稅商品,在離境時就無法獲得退稅喔!因為機場人員會根據居留證來判定你離境當時仍具備荷蘭居民身分,所以不能免稅謝謝~所以如果想要享受退稅福利,除籍真的非常必要。

這部分我個人未有實際經驗,畢竟我尚在交換中,故只能透過網路上現存的資料簡單講解:

  1. 網路上提到的申請步驟與相關注意事項:

相關資料提到的是蒂爾堡市政廳的申請流程,離境前五天內需上網提交預約申請,然後去現場辦理,需攜帶居留證與護照,並且說明自己要前往的具體地址,工作人員便會將註銷證明文件 (proof of leaving) 列印出來。需要支付一筆手續費 (網路上說是 20.1 歐元,恐有變動或因不同地方政府而有所別),只可以用卡片支付。

其他資料也提到,在現場辦理時,工作人員會問你要不要當場交還居留證,切記要說自己在剩下的幾天中還會用到,等到離開荷蘭過海關時當場歸還,或是之後再寄還給他們。因為在機場過海關時,還是需要居留證以確保自己在荷蘭期間居留的合法性。此外,租房子時若有付押金,聽說有些房東會要求看註銷證明文件,才會退還押金給你,大家自己留意一下。

  1. 馬斯垂克除籍相關手續:

我到馬斯垂克市政廳官網查詢了除籍相關資料,官網提到目前無法透過線上申請預約,而必須採取寄信方式申請 (電子郵件:[email protected],主旨需打:’deregistration certificate’)。信中須註明自己的姓名、住址、聯絡資訊;出生日期與入籍時所對應的案件號碼。其中案件號碼最為重要,如果沒有這個,市政廳就不會幫你辦除籍。在離境當日或後,市政廳便會將註銷證明文件郵寄或 e-mail 給你。官網上沒有提到費用的部分,詳細情況待我六月實際辦理除籍後,未來再更新給大家知道。

以上就是除籍相關內容,是不是也覺得霧裡看花,因為我真的還沒經歷過,等我實際體驗過後,再更新給大家知道詳細情形是如何,主要就是想提醒大家還有這一道手續,因為之前真的沒看過中文資料有人提到這點。大家也可以搜尋自己所在城市市政廳的除籍規定,因為每個城市的規定和詳細手續好像都不太一樣。

荷蘭留學生 補充事項

役男出國申請

最後補充部分,專屬於「尚未服兵役」、「出國留學、交換」、「男學生」,需要特別注意的兵役緩徵申請,真的比你想像的重要一百倍!

簡單來說,具備役男身分的學生在出國交換或訪問前,都必須完成役男出國申請作業才有辦法順利出境,一般是透過學校向政府單位申請,以證明自己是代表學校出國交換 :

  1. 申請流程

依台大為例,國際處約莫在五月底時會寄信提醒你要完成役男出國申請作業,並附上詳細流程,按照流程到指定系統網站上填寫資料就可以了~完成後校安中心會幫你送資料給政府單位,最後你家附近的戶政事務所會寄紙本信給你,再依照信上的指示上國防部網站影印相關文件即可,之後要出境時該文件必須帶著,作為過海關時的依據。

一定要記得申請喔你各位啊!如果沒有申請真的會無法出境 (持有簽證也沒用),申請短期臨時出國 (四個月為限) 似乎也沒辦法,因為出國交換一般都會超過四個月,所以就按照正常流程進行。

  1. 特別注意 ──「出國時間起訖日」

「出國時間起訖日」真的遠遠比你想得重要,這真的請非常非常非常非常注意。填寫的時間最好要比「你預計的出發日」提早五天以上,並比「你預計的回國日」晚五天以上,請務必要這樣做啊啊啊!假設你想要8月20日出國,那就填從8月15日開始出國;假設你想要2月20日回國,就填回國日為2月25日,也可以前後各拉十天的間隔。

這樣做的好處在於彈性較大,如果出歸國時間臨時更改(例如機票異動或個人因素),比較不會因為申請時間卡得太剛好,而導致無法出境或延期歸國面臨處罰的問題。本人正是走過這個冤枉路,現在回想起來真的覺得自己笨到幽默也衰到幽默。

  • 筆者慘痛經驗

當時要出國交換前,我申請從 8 月 16 日起出國,機票也是訂當天的,但因飛機起飛時間提前至8月15日,導致我當時要過海關時,海關系統不允許我出境,臨時申請短期出境也完全沒辦法,直接淚灑機場,只好乖乖回家改機票,只好延遲兩天出國。

而我預計的回國日是訂在隔一年的 7 月 1 日,申請的歸國日也是當天,機票也老早買好,但我後來赫然發現自己真正落地入境的時間是 7 月 2 日(紅眼班機+長途飛行時長的共業),這會導致在入境時我因為比原本申請的時間晚回來,而被視為是逃避兵役的行為,進而被處罰未來兩年內完全不能出境。所以我後來又重新申請了新的返國時間,延到了7月12日,真的是一整個超麻煩超崩潰的經歷,幸好有台大國際處與校安中心的人協助我,真的大感謝。

所以大家一定要記得申請出境與入境的時間要比自己預計的再往前後各抓五到十天,才可以避免像我一樣的憾事,晚了兩天出國還是小事,額外真的多了很多沉沒成本 (機票改票費、住宿無法全額退費),最後真的只會欲哭無淚。

以上就是要來荷蘭留學交換的身分相關內容,其實每個步驟都不難,只是時間點和辦理手續有點雜有點小麻煩,希望敝人提供的小小資訊可以幫助到即將前來或想要前來的大家。


國立臺灣大學 – 荷蘭 馬斯垂克大學 Universiteit Maastricht 林哲誼 2023 年度 WillStudy 春季海外校園大使

林哲誼

  • 2023 年度春季海外校園大使
  • 國立臺灣大學 – 荷蘭 馬斯垂克大學 Universiteit Maastricht
  • Instagram (@j_y_0912)

海外校園大使 WillStudy Ambassador

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